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简述会议的三个阶段:会前、会中和会后的关键要点?

归档日期:11-11       文本归类:方法正确      文章编辑:爱尚语录

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  1、会议前:在会议前的准备工作中,我们需要注意会议开始时间、持续时间、会议地点确认、会议出席人,会议议题、接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等。

  (1)你要告诉所有的参会人员,会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。

  (2)地点,是指会议在什么地点进行,要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。

  (3)人物,以外部客户参加的公司外部会议为例,会议有哪些人物来参加,公司这边谁来出席,是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。

  (4)会议物品的准备就是根据这次会议的类型、目的,需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。

  (1)会议主持人:主持会议要注意介绍参会人员,控制会议进程,避免跑题或议而不决·控制会议时间。

  (2)会议座次的安排:一般情况下,会议座次的方桌会议和圆桌会议。一般情况下会议室中是长方形的桌子,包括椭圆形,就是所谓的方桌会议,方桌可以体现主次。在方桌会议中,特别要注意座次的安排。

  如果只有一位领导,那么他一般坐在这个长方形的短边的这边,或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点,在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议,一般分两侧来就坐,主人坐在会议桌的右边,而客人坐在会议桌的左边。

  还有一种是为了尽量避免这种主次的安排,而以圆形桌为布局,就是圆桌会议。在圆桌会议中,则可以不用拘泥这么多的礼节,主要记住以门作为基准点,比较靠里面的位置是比较主要的座位,就可以了。

  (1)会谈要形成文字结果,哪怕没有文字结果,也要形成阶段性的决议,落实到纸面上,还应该有专人负责相关事物的跟进。

  (2)赠送公司的纪念品,参观,如参观公司,或厂房等;如果必要,合影留念。

  会议管理又名活动管理,是一种由主办方或会议活动组织者创建和管理的专门针对某一场会议的专题网站,会议管理有详细的会议所举办的日期、时间、地点、已经对参会人员的要求,并且有在线报名和购买门票等功能。通常由会议主办方进行管理、不定期发布新的会议动态或新闻。

  一个典型的会议管理结合了文字、图像、视频、及其它与主题相关的媒体。能够让参会者以简便有效的方式在网上了解本次会议的信息。会议管理是社会媒体网络和数字会务服务的一部分。

  会议管理的服务对象涉及复杂的品牌推广,寻找受众目标,甚至挖掘参会人员的数据。会后对相关数据进行分析,确保投资回报,这一专业流程已经成为市场活动一个重要的事件驱动。

  在会议和活动作为一个产业在世界各地最近的增长意味着市场营销及客户管理不能再像以前那样单一。会议和活动,如全球气候变暖峰会,亚运会等在某些情况下,已经对他们的社区甚至整个国家产生巨大的影响。

  会议管理的应用规模没有明显的界定,包括所有从奥运会规模下降至5人的商界人士早餐会。包括许多行业,慈善组织和利益集团都将举办各自的大小会议,以推销自己,建立业务关系,筹集资金或庆祝。

  1、会议前:在会议前的准备工作中需要注意会议开始时间、持续时间、会议地点确认、会议出席人,会议议题、接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等。

  (1)会议主持人:主持会议要注意介绍参会人员,控制会议进程,避免跑题或议而不决·控制会议时间。

  (2)会议座次的安排:一般情况下,会议座次的方桌会议和圆桌会议。一般情况下会议室中是长方形的桌子,包括椭圆形,就是所谓的方桌会议,方桌可以体现主次。

  (1)会谈要形成文字结果,哪怕没有文字结果,也要形成阶段性的决议,落实到纸面上,还应该有专人负责相关事物的跟进。

  国际会议是最重要、最有影响力的会议。国际上对国际会议认定的权威组织主要有ICCA和UIA等,由于每个组织所规定的标准有所不同,会造成认定或统计上的偏差,因此,对这些组织标准的明确划分是研究国际会议发展趋势的前提。

  在会议和活动作为一个产业在世界各地最近的增长意味着市场营销及客户管理不能再像以前那样单一。会议和活动,如全球气候变暖峰会,亚运会等在某些情况下,已经对他们的社区甚至整个国家产生巨大的影响。

  1、会议管理的服务对象涉及复杂的品牌推广,寻找受众目标,甚至挖掘参会人员的数据。会后对相关数据进行分析,确保投资回报,这一专业流程已经成为市场活动一个重要的事件驱动。

  2、在会议和活动作为一个产业在世界各地最近的增长意味着市场营销及客户管理不能再像以前那样单一。会议和活动,如全球气候变暖峰会,亚运会等在某些情况下,已经对他们的社区甚至整个国家产生巨大的影响。

  3、会议管理的应用规模没有明显的界定,包括所有从奥运会规模下降至5人的商界人士早餐会。包括许多行业,慈善组织和利益集团都将举办各自的大小会议,以推销自己,建立业务关系,筹集资金或庆祝。

  一.会议的目的;1信息传达与共享 2员工的指导与培训 3员工的激励与动员 4矛盾协调与解决 5决策改进与创新 6联系构建与维持

  二.会议的议程;1何时开会 2在何地开会 3具体讨论什么议题 4每项议题的商讨持续多长时间 5具体的参加者有谁

  三.与会人员的角色分工;1那些必须贯彻或执行会议决策的人 2那些可以提供有价值的信息或好主意的人 3那些能够赞成会议结果的人 4那些能够支持小组意见的高层管理者 5那些持分歧意见或者与传统意见相悖的人 6那些对决策的成功而言不可或缺的人。

  四.会务组织;会务清单有助于有序并准确无误的做好组织工作。最重要的事开会地点的确定,影响因素包括地理位置,气候,安全性,标识,费用,房间大小,座位质量和舒适度,会议桌以及开会设备。

  一.确定会议的基本程序有助于更好地保证会议顺利开展,有效控制会议中可能出现的障碍; 1阐述会议的主题及其目的,使与会者明确对会议具有高相关性和潜在价值的信息。 2介绍与会者,使与会者之间有基本的了解 3解释会议议程,使与会者清楚讨论的规则和时间限制。 4确保每一位与会者具有平等的发言机会,展开充分的讨论 5及时处理会议的干扰(如打瞌睡等)激发与会者的兴趣和参与性 6随时控制会议进程,提醒发言时间,避免讨论偏离主题 7在每个议题讨论结束后,对意见统一和有分歧的观点加以总结或评论,引出下一个议题 8在每场会议结束后总结会议达成的共识或取得的成果。

  二.合理控制会议预算;会议的预算包括下列四个方面:交通费用,会议设施费用,餐饮费用,杂费。

  1预测可能碰到的危机,针对具体的危机情境制定详细的危机处理预案。 2重视沟通的作用,获取负责人的联系方式,注意与各设备和服务供应商保持密切联系,要求各供应商出现特殊情况时提前给出通知。 3了解酒店突发事件的应急部门及其工作程序,如酒店附近的医疗服务等。 4密切追踪酒店人住情况。 5在会议议程中标明紧急情况的联络号码和联络人。 6在登记表中询问与会者是否具有“特殊需要”,如轮椅服务等。 7在与各供应商的合同条款中详细提出服务要求,标明特殊情况下的让步条款。

  1会议的主题是什么 2会议的时间,地点和与会者的具体信息是什么 3会议的主要发言内容是什么 4会议达成了那些共识?存在那些意见分歧 5未来有那些行动?每项行动各由谁负责?具体的时间安排如何? 6下次会议讨论的议题可能是什么?

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